Documentation

1. Premiers pas

Accéder à votre espace club

Après validation de votre inscription, vous recevez un email contenant votre identifiant et un lien de création de mot de passe. Cliquez sur ce lien pour définir votre mot de passe et accéder à votre espace club.

Configurer votre profil club

Depuis Gestion → Paramètres du club, renseignez les informations de votre association :

• Nom, adresse, coordonnées
• Logo et bannière (formats JPG/PNG recommandés)
• Couleur principale du club
• Message de bienvenue affiché aux adhérents
• Texte de pied de reçu de paiement

Créer vos disciplines et cours

Avant d'accueillir vos premiers adhérents, configurez vos créneaux depuis Gestion → Cours. Associez chaque cours à une discipline, un niveau et des horaires.

2. Modules & abonnements

AssoSport fonctionne par modules activables à la carte. Chaque module débloque un ensemble de fonctionnalités et son menu correspondant dans votre espace de gestion. Sans module activé, les sections non concernées n'apparaissent pas dans votre backoffice.

Activer un module

Depuis votre tableau de bord, une bannière liste les modules non encore souscrits. Cliquez sur "Activer" pour contacter l'équipe AssoSport et souscrire. Une fois le module activé, il apparaît automatiquement dans le menu du backoffice.

3. Gestion des adhésions

L'espace Adhésion → Inscriptions centralise toutes les demandes d'adhésion à votre club.

États d'une inscription

Valider une inscription

Depuis la liste des inscriptions, cliquez sur le bouton Éditer pour ouvrir le dossier. Vérifiez les informations, affectez un forfait, puis passez l'état à Validée. Le reçu de paiement correspondant est automatiquement créé.

Certificat médical

L'adhérent peut déposer son certificat médical depuis son espace personnel. Vous pouvez consulter et télécharger le document depuis le dossier d'inscription.

4. Inscriptions en ligne

Vos adhérents s'inscrivent directement depuis votre site de club. Le formulaire d'inscription est accessible via le bouton "S'inscrire" présent sur votre page d'accueil club.

Ce que renseigne l'adhérent

• Informations personnelles (nom, prénom, date de naissance, adresse)
• Coordonnées (email, téléphone)
• Cours souhaité
• Certificat médical (fichier)

Saisons & forfaits

Le tarif n'est plus porté par le forfait directement : il est désormais rattaché à une saison. Un même forfait (nom, description, cours associés) peut ainsi être reconduit d'année en année avec un prix différent à chaque saison, sans perdre l'historique des inscriptions passées.

• Créez vos saisons depuis Gestion → Saisons : nom, dates d'application (ex. 01/09/2026 au 30/06/2027)
• Une seule saison est active à la fois par club ; l'activer désactive automatiquement la précédente
• Une saison n'est réellement ouverte aux inscriptions que si elle est active et que la date du jour est comprise dans sa plage de dates — modifier les dates d'application referme ou rouvre automatiquement les inscriptions, sans avoir à désactiver la saison
• Créez vos forfaits depuis Gestion → Forfaits (nom, description, cours associés), puis associez un tarif par saison directement sur la fiche du forfait
• Seuls les forfaits ayant un tarif sur la saison ouverte apparaissent dans le formulaire d'inscription public
• Le suivi des inscriptions (Adhésion → Inscriptions) peut être filtré par saison, pour ne suivre que les inscriptions de l'année en cours
• Un adhérent peut se réinscrire en un clic sur la saison suivante depuis son espace personnel : ses coordonnées, son forfait (si reconduit) et ses cours sont repris automatiquement

5. Paiements & règlements

Suivi des règlements

Depuis Adhésion → Reçus de paiement, retrouvez l'ensemble des reçus de paiement émis. Pour chaque reçu de paiement, enregistrez les règlements reçus (chèque, virement, espèces ou paiement échelonné) en cliquant sur Suivi des règlements.

Impression d'un reçu de paiement

Chaque reçu de paiement est imprimable et téléchargeable au format PDF depuis l'icône d'impression dans la liste des reçus de paiement.

6. Planning & cours

Gérez vos créneaux d'entraînement depuis Gestion → Cours. Chaque cours est rattaché à :

• Une discipline (sport)
• Un niveau (débutant, intermédiaire, avancé…)
• Un jour de la semaine et des horaires structurés (heure début / fin)
• Un nombre de places disponibles
• Un entraîneur (optionnel)

Vue planning semaine

Depuis Mon Club → Planning, visualisez tous vos cours organisés sur 7 jours. Vous pouvez :

• Annuler une séance ponctuellement (avec motif) sans supprimer le cours
• Consulter les absences déclarées par les adhérents
• Gérer le statut d'un adhérent sur un cours : actif, arrêt volontaire, ou bloqué (ex : certificat médical manquant)
• Visualiser les séances ponctuelles (module Réservation) avec leur taux de remplissage en temps réel

Depuis l'espace adhérent

Les adhérents connectés accèdent à leur planning depuis Espace adhérent → Planning. Ils peuvent y :

• Voir les séances annulées (signalées en rouge)
• Déclarer une absence ponctuelle avec motif
• Arrêter ou reprendre leur participation à un cours

7. Réservation à la séance Module

Le module Réservation à la séance permet de créer des séances ponctuelles réservables en ligne, indépendamment du système d'inscription annuelle. Idéal pour des cours d'essai, des stages ponctuels ou des activités ouvertes au grand public.

Créer une séance

Depuis Réservation séance → Gestion des séances dans le backoffice :

• Choisissez le cours de référence (discipline, horaire)
• Définissez la date et le nombre de places
• Choisissez la visibilité : Public (tout le monde) ou Membres uniquement
• Indiquez un tarif extérieur (pour les non-membres). Laisser vide = réservé aux membres uniquement
• Ajoutez un commentaire optionnel (affiché lors de la réservation)

Générer une semaine

La fonction "Générer une semaine" crée automatiquement la séance d'un cours pour la semaine sélectionnée, en positionnant la date sur le jour habituel du cours (ex : Mercredi pour un cours du mercredi). Si la séance existe déjà, elle n'est pas dupliquée.

Suivi des réservations

Pour chaque séance, le bouton affiche la liste des inscrits avec nom, email, type (membre / extérieur) et tarif appliqué. Une barre de progression indique le taux de remplissage. Les séances complètes sont signalées en rouge.

Réservation côté public

Les séances ouvertes sont visibles sur la page de réservation de votre club. Le visiteur choisit une séance, renseigne ses coordonnées et reçoit un email de confirmation avec un code unique. Ce code lui permet d'annuler sa réservation si besoin.

• Les séances Membres uniquement ne s'affichent qu'aux adhérents connectés
• Les séances sans tarif extérieur n'affichent pas de formulaire pour les non-membres

8. Événements

Depuis Événements dans le backoffice, organisez et publiez tous les événements de votre club.

Types d'événements

Visibilité

• Public — visible sur la page publique du club (accessible à tous)
• Privé — visible uniquement dans l'espace adhérent (adhérents connectés uniquement)

Inscription

Les adhérents connectés peuvent s'inscrire directement depuis la fiche événement. Le formulaire est pré-rempli avec leurs coordonnées. Vous gérez les inscriptions (validation, refus, notification email) depuis votre backoffice.

9. Communication

Blog & actualités

Publiez des articles depuis Communication → Blog. Renseignez un titre, un contenu et une image. Une fois publié, l'article apparaît sur la page d'accueil de votre site club.

Messagerie

Vos adhérents peuvent vous envoyer des messages depuis leur espace personnel. Consultez et répondez aux messages depuis Communication → Messages.

10. Espace adhérent

Chaque adhérent dispose d'un espace personnel accessible depuis assosport.fr/espace-adherent/ ou via le bouton "Espace adhérent" sur la page de votre club.

Connexion par badge

L'adhérent se connecte avec son code d'inscription (badge), envoyé par email lors de sa première inscription. En cas d'oubli, un lien "Code oublié" permet de le recevoir par email.

Multi-clubs

Un adhérent inscrit dans plusieurs clubs accède à l'ensemble de ses clubs depuis un sélecteur dans la sidebar. Toutes ses données (inscriptions, planning, règlements) sont centralisées.

Fonctions disponibles

• Tableau de bord — vue synthétique des inscriptions et règlements en attente
• Planning — cours de la semaine, déclaration d'absence, arrêt de cours
• Inscriptions — liste et gestion de ses inscriptions
• Règlements — suivi des reçus de paiement, validation du mode de paiement
• Ventes du club — annonces du club (réservé aux adhérents connectés)
• Mes annonces — publication et gestion des annonces personnelles
• Événements — consultation et inscription aux événements du club

11. Fiche publique du club

Tous les clubs actifs sur AssoSport disposent automatiquement d'une fiche publique accessible depuis l'annuaire sur assosport.fr/clubs/{code}. Cette fiche est indépendante du site de club (module Portail Web) et ne nécessite aucune activation.

Contenu de la fiche

• Logo, nom et disciplines du club
• Présentation libre (texte de bienvenue)
• Tableau des cours avec jour, horaires et niveau
• Coordonnées : téléphone, email, adresse avec lien OpenStreetMap
• Liste des sites d'entraînement
• Lien vers le site de club (module Portail Web) ou site externe si renseigné

12. Portail Web (site de club) Module

Le module Portail Web vous donne un site de club complet, accessible à l'adresse votreclub.assosport.fr. Il va au-delà de la simple fiche : page d'accueil dynamique, blog, galerie, espace adhérent intégré.

Personnalisation

• Logo & bannière — uploadez vos visuels depuis Gestion → Paramètres
• Couleur principale — appliquée automatiquement sur les boutons et éléments graphiques
• Présentation — texte d'accueil affiché sur la page principale
• Équipes — présentez vos membres avec photo, fonction et bio depuis Gestion → Équipe

Thèmes de présentation

Depuis Gestion → Thème du site, choisissez le design de votre site parmi les thèmes disponibles :

• Thèmes gratuits — inclus dans votre abonnement, activables en un clic
• Thèmes payants — design premium, soumis à un accord avec AssoSport

Chaque thème modifie l'intégralité du layout de votre site (pas seulement les couleurs).

13. Utilisateurs backoffice

Depuis le menu utilisateur → Utilisateurs, gérez les comptes ayant accès à l'espace de gestion de votre club.

Ajouter un utilisateur

Renseignez le nom, l'adresse email et un mot de passe provisoire. Le nouvel utilisateur peut se connecter immédiatement et modifier son mot de passe via "Mot de passe oublié".

Gérer les accès

• Bloquer — suspend immédiatement l'accès et déconnecte la session active
• Réinitialiser le mot de passe — définissez un nouveau mot de passe provisoire
• Supprimer — supprime définitivement le compte (irréversible)

14. RGPD & journal d'audit

AssoSport intègre un journal d'audit RGPD qui enregistre automatiquement chaque accès aux données personnelles de vos adhérents. Ce registre vous permet de répondre aux exigences de traçabilité imposées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et, le cas échéant, aux demandes de la CNIL.

Quels accès sont tracés ?

Le journal enregistre les actions suivantes, avec la date, l'heure, l'opérateur et l'adresse IP :

Accéder au journal

Dans votre espace backoffice, cliquez sur votre avatar (en haut à droite) puis sur Journal RGPD. Vous verrez la liste des 500 dernières entrées, filtrables par type d'action.

Chaque entrée indique : la date et l'heure précise, le type d'action, une description (ex. : nom de l'adhérent consulté ou nombre de lignes exportées), le nom de l'opérateur responsable et son adresse IP.

Conseils RGPD

• Accordez les droits d'accès au minimum nécessaire à chaque utilisateur (profils MANAGER, GESTIONNAIRE, ENTRAINEUR).
• Limitez les exports CSV aux seules personnes qui en ont besoin.
• En cas de demande d'un adhérent (accès, rectification, suppression), traitez-la dans un délai d'un mois et conservez la preuve du traitement.
• Consultez régulièrement le journal pour détecter tout accès anormal.

15. Mon compte

Changer mon mot de passe

Depuis votre profil (icône en haut à droite), accédez aux paramètres de votre compte pour modifier votre mot de passe. Vous pouvez également utiliser la fonction "Mot de passe oublié" sur la page de connexion.

Besoin d'aide ?

Pour toute question non couverte par cette documentation, contactez notre équipe :